Komunikasi Organisasi : Definisi, Fungsi, Dimensi, Konsep, Hambatan, Daftar Pustaka

Definisi Komunikasi Organisasi Menurut Ahli 

Menurut ahli Pace & Faules (2015), komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Menurut Wursanto (2010) komunikasi dalam organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi, ide-ide, diantara para anggota organisasi secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Selain itu, komunikasi organisasi dapat diartikan petukaran atau pemindahan informasi yang dilakukan secara komplek dalam sebuah organisasi dimana informasi yang dihasilkan akan melayani komunikasi organisasi serta proses interkomunikasi  yang mempunyai banyak variasi cara, dan juga didukung oleh sistem komunikasi yang terdiri dari komunikasi internal dan eksternal (Muhammad, 2009)

Menurut Effendy (2009), komunikasi organisasi merupakan sebuah proses perpindahan infromasi yang melibatkan beberapa pihak di dalam sebuah organisasi yang bekerja sama secara sistematis untuk memperoleh tujuan organisasi dimana komunikasi tersebut dibedakan dan dilakukan pada masing-masing individu yang memiliki jabatan serta pekerjaan yang bervariasi yang mempunyai makna atau kesamaan tujuan di dalam organisasi atau perusahaan tersebut.

Proses komunikasi tersebut bertujuan untuk mengatasi setiap masalah di perusahaan atau organisasi tersebut, dimana merupakan hambatan organiasasi atau perusahaan untuk mengatasinya, sehingga organisasi atau perusahaan tersebut membutuhkan komunikasi yang disebut sebagai reorientasi organisasi kognitif dimana sebuah komunikasi yang mengharuskan setiap anggotanya memahami, menghargai, serta melakukan perubahan atas informasi yang diusulkan (Vuuren & Elving, 2008).

Selain itu, Komunikasi dapat diartikan sebuah proses pengirimanan sebuah informasi mengenai sebuah tugas atau pekerjaan dari organsisasi kepada seorang individu yang bekerja di perusahaan (Phattanacheewapul & Ussahawanitchkit, 2008).

Lalu ada Komunikasi dapat diartikan proses dalam sebuah perusahaan yang mempunyai dua sifat komunikasi, yaitu formal dan informal, dimana kedua komunikasi tersebut dapat melibatkan komunikasi di dalam organisasi, lalu antar individu dengan organisasi ataupun organisasi dengan pihak luar. Adapun komunikasi formal yang merupakan komunikasi yang bergantung pada struktur organisasi dimana komunikasi berjalan dari atas ke bawah, (vertical) maupun secara horizontal. Lalu komunikasi informal merupakan komunkasi yang melibatkan komunikasi hanya dalam satu pekerjaan atau komunikasi antar partner pekerjaan, dapat berupa gossip atapun hal pribadi dari seorang individu. (Mulyana, 2007).

Menurut Wiryanto (2004) (Irving & Longbotham, February 2006)komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.  Komunikasi formal adalah komunikasi yang di setujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus di lakukan dalam organisasi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang di setujui secara sosial.

Pengertian komunikasi organisasi dalam buku “komunikasi organisasi strategi meningkatkan kinerja perusahaan” adalah perilaku perorganisasian yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi amkna atas apa yang sedang terjadi. Dengan landasan konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang diuraikan, komunikasi organisasi menurut Gold Halber yaitu arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of message within a network of interdependent relationship) (R.Wayne Pace & Don F Faules, 2006).

Menurut Goldhaber (1986) komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah.

Fungsi Komunikasi Organisasi 

Menurut Siagian (2003), fungi komunikasi organisasi dibagi menjadi empat fungsi, yakni

1. Fungsi Motivasi
2. Fungsi Ekpresi Emosi
3. Fungsi Pemberi Informasi
4. Fungsi Pengendalian 

Fungsi komunikasi organisasi juga dapat dibedakan menjadi lima jenis fungsi dimana dalam meningkatkan komunikasi yang optimal, yaitu (Liliweri, 2004) :
1. Fungsi Informatif

• Komunikasi organisasi dapat terjalan dengan baik dikarenakan didukung dari sistem proses informasi yang setiap anggota organisasi tersebut dapat menjalankan tanggung jawab serta pekerjaan lebih pasti.
• Maksud dari informatif adalah seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih tepat. Informasi yang didapat dapat setiap anggotanya melaksanakan tugas secara pasti. Pada dasarnya, informasi dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tatanan manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan dalam organisasi ataupun untuk menyelesaikan konflik yang terjadi di dalam organisasi tersebut. 
• Bawahan juga membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaannya, disamping itu, informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, prosedur perizinan cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

• Komunikasi organisasi dapat berjalan dengan baik dikarenakan didukung oleh peraturan yang diterapkan atau ditetapkan oleh organisasi dan berpengaruh terhadap sistem manajemen yang dimana untuk megkontrol informasi yang diberikan serta dapat berpengaruh pada individu yang bekerja di organisasi yang berorientasi pada kerja dan mengetahui hal yang diperbolehkan ataupun yang dilarang. 
• Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang dita’ati dalam suatu organisasi. Ada dua hal yang berpengaruh dalam fungsi regulatif ini, yaitu:

a. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tatanan manajemen memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.

• Mereka juga mempunyai wewenang untuk memberikan perintah atau intruksi, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapisan atas supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sesuai intruksi. Namun, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

1) Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah.
2) Kekuatan pemimpin dalam memberi sanksi.
3) Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
4) Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

b. Berkaitan dengan pesan.

• Pesan –pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh atau tidak boleh untuk dilakukan.

3. Fungsi Persuasif

• Komunikasi organisasi juga mendukung dari atasan-atasan yang memberi tanggung jawab kepada bawahanya dimana akan berpengaruh pada sifat kerja individu sendiri sehingga jika individu bekerja secara sukarela dapat menumbuhkan rasa kepedulian pada organisasi. 
• Dalam mengatur suatu organisasi tidak cukup dengan mengandalkan kewenangan dan kekuasaan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara suka rela akan lebih menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding dengan pimpinan yang sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Intergratif

• Komunikasi organisasi juga membantu dari penyediaan tata cara atau metode kerja untuk meningkatkan pelaksanaan tugas individu yang bekerja dari hasil maupun proses untuk menjadi lebih pasti dan lebih baik.
• Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal yang terjadi dalam setiap organisasi yaitu seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut dan laporan kemajuan organisasi. Juga saluran komunikasi informasi seperti perbincangan antar pribadi selama jam istirahat kerja, kegiatan pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. 

Menurut Kartono (2010), dalam meningkatakn kinerja perusahaan komunikasi organisasi dapat berfungsi sebagai berikut :

1. Menyangkutkan semua elemen yang melaksanakan serta melaukan  relasi pada semua bagian dalam organisasi tersebut, untuk meningkatkan serta membangun nilai kesetiaan, dan loyalitas antar individu di dalam organisasi tersebut. 
2. Semua atasan dapat memahami langsung kondisi bagian atau divisi yang didampingi atau dipertanggungjawabkan agar dapat memperoleh pengedalian proses operasional yang efisien. 
3. Membangun serta menambahkan tanggung jawaban serta mengikutsertakan semua anggota pada semua aktivitas penting dalam organisasi sehingga dapat menumbuhkan rasa keterlibatan (Sense of Envolvement) serta rasa memiliki (sense of belonging), atapun rasa menjadi satu bagian dalam sebuah organisasi atau kelompok. 
4. Menumbuhkan rasa saling memahami serta menghargai tanggung jawab masing-masing dalam pekerjaanya, sehingga dapat membangun rasa kesatuan dan semangat dalam bekerja sama di dalam organisasi atau kelompok. 

Dimensi Komunikasi Organisasi 

Menurut Pace & Faules (dalam Luthfie et.al, 2016), komunikasi organisasi mempunyai enam dimensi dalam meningkatkan kinerja perusahaan, yaitu sebagai berikut :
1. Kepercayaan

• Setiap anggota organisasi harus dapat berupaya untuk meningkatkan dan menjaga hubungan atau relasi kepercayaan, keyakinan, serta kejujuran yang di cerminkan dari pernyataan serta tindakan individu tersebut di organisasi tersebut 

2. Pembuatan Keputusan Bersama

• Setiap anggota karyawan di semua divisi atau kelompok dalam organisasi harus dilibatkan dalam berkomunikasi maupun berdiskusi mengenai semua masalah yang sesuai dengan jabatan mereka di dalam lingkup organisasi 

3. Kejujuran

• Setiap anggota di dalam organisasi harus mampu mengeluarkan apa yang mereka pikirkan tanpa memikirkan kondisi rekan sekerja, ataupun atasan merka untuk memperoleh kebenaran tanpa ada yang ditutupi. 

4. Keterbukaan

• Setiap anggota di dalam organisasi harus dapat bekerja sama dengan individu lain agar dapat meningkatkan kemampuan individu dalam koordinasi tanggung jawab mereka dengan individu di divisi atau kelompok lain serta atasan dalam satu organisasi. 

5. Komunikasi ke atas

• Setiap anggota di dalam organisasi harus dapat bisa mendengarkan dan memahami setiap masukan ataupun laporan yang diberikan semua anggota dari setiap jabatan yang berbeda-beda sehingga dapat membangun pikiran yang lebih terbuka. 

6. Tujuan kinerja tinggi

• Setiap anggota di dalam organisasi harus dapat membuktikan komitmen setiap individu yaitu pada tanggung jawab tugas mereka yang berkaitan dengan pekerjaan masing-masing individu. 

Konsep Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian. Masing-masing penjelasan dari konsep kunci ini antara lain, yaitu:
1. Proses

• Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis, menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya, karena gejala menciptakan dan menukar informasi yang berjalan terus menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.

2. Pesan

• Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang di hasilkan oleh interaksi dengan orang. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran itu dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirim atau diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Simbol-simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal dan nonverbal.

3. Jaringan

• Organisasi terdiri dari beberapa orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melalui suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.

4. Keadaan Saling Tergantung

• Konsep kunci dari komunikasi organisasi yang ke empat adalah keadaan yang saling tergantung antara satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. 

5. Hubungan

• Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang atau diadik sampai kepada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok kecil maupun besar dalam organiasi 

6. Lingkungan

• Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal. 

7. Ketidakpastian

• Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, untuk melakukan suatu penelitian, pengembangan organisasi, dan menghadapi tugas-tugas yang kompleks dengan integrasi yang tinggi. 

Hambatan  Komunikasi Organisasi

Sama halnya dengan jenis komunikasi lain, komunikasi organisasi juga memilki hambatan yang dapat mengurangi efektivitas dari komunikasi organisasi itu sendiri. Ahli bernama Robbin menjabarkan bahwa hambatan komunikasi secara umum terdiri dari penyaringan (filtering), persepsi selektif, kelebihan informasi, defensif dan bahasa.

Hambatan komunikasi ini kemudian dibedakan menjadi hambatan sistematis, teknis, biologis, fisiologis dan kecakapan. Sebetulnya hambatan komunikasi organisasi pun memiliki pola dan jenis yang sama dengankomunikasi lainnya. Berikut adalah penjelasan hambatan komunikasi organisasi yang mungkin ditemui.
1. Hambatan Teknis

• Hambatan teknis adalah jenis hambatan yang terjadi karena media yang digunakan dalam berkomunikasi. Gangguan yang terjadi pada media komunikasi semisal radio, jaringan telepon dan alat komunikasi lain pastinya akan mengganggu proses komunikasi dan mengurangi tingkat efektivitas komunikasi tersebut. Menurut ahli Cruden dan Sherman dalam buku mereka berjudul Personel Management, hambatan teknis dalam komunikasi dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Tidak ada prosedur kerja ataupun rencana kerja yang jelas.
2. Tidak adanya penjelasan atau informasi yang jelas.
3. Kemampuan membaca yang kurang baik. 
4.  Media yang dipilih tidak tepat. 

Dalam komunikasi organisasi, sangat penting untuk memilih media yang tepat yang dapat dipergunakan secara masif oleh anggota di dalam organisasi. Meski begitu, seharusnya media komunikasi yang bisa menjadi pilihan di zaman seperti ini sudah lebih banyak dan lebih handal dibandingkan era sebelumnya. Teknologi sudah berkembang pesat sehingga masalah teknis seperti jaringan telepon atau radio seharusnya sudah bisa diminimalisasi. Seharusnya hambatan teknis sudah tidak menjadi masalah yang besar untuk komunikasi dalam organisasi.

2. Hambatan Semantik

• Hambatan jenis ini adalah hambatan yang terjadi akibat porses penyampaian pengertian atau ide yang tidak efektif. Semantik sendiri artinya studi yang mempelajari tentang pengertian yang diungkapkan atau dijabarkan dalam bentuk bahasa. Kata kata yang dipilih dalam komunikasi akan membantu proses pertukaran timbal balik arti dan  pengertian dari seorang komunikator kepada komunikan.
• Meski begitu, seringkali proses penafsiran pengertian ini keliru. Kekeliruan ini biasanya disebabkan oleh ketidak hadiran hubungan antara simbol atau kata dengan apa yang disimbolkan atau pengertian atau ide yang hendak disampaikan. Hal ini tentunya dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. 
• Sehingga, untuk menghindari kekeliruan komunikasi semacam ini, seorang komunikator sudah seharusnya memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.

3. Hambatan Manusiawi

• Hambatan manusiawi ini timbul dari faktor faktor manusia atau pelaku komunikasi organisasi itu sendiri. Hambatan ini timbul karena berbagai faktor manusiawi seperti emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang dan sebagainya. 
• Menurut ahli Cruden dan Sherman, hambatan manusiawi dijabarkan oleh dua poin berikut:
• Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia. Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.
• Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi. Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku
• staf dan efektifitas komunikasi organisasi.

Cara Mengendalikan Hambatan Komunikasi

1. Gunakan Umpan Balik (Feedback)

• Setiap orang yang berbicara memperhatikanumpan balik yang diberikan lawan bicaranya baik bahasa verbal maupun non verbal kemudian memberikan penafsiran terhadap umpan balik itu secara benar.  Pahami perbedaan individu atau kompleksitas individu dengan baik. Setiap individu merupakan pribadi yang khas yang berbeda baik dari latar belakang psikologis sosial ekonomi budaya dan pendidikan. Dengan memahami seseorangdapat menggunakan taktik yang tepat dalam berkomunikasi. 

2. Gunakan komunikasi langsung face to face

• Komunikasi langsung dapatmengatasi hambatan komunikasi karena sifatnya lebih persuasi. Komunikator dapat memadukan bahasa verbal dan bahasa non verbal. Disamping kata-kata yang selektif dapat pula digunakan kontak mata, mimik wajah bahasa tubuh lainnya. 

3. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah

• Kosa kata yang digunakan hendaknya dapat dimengerti dan dipahami jangan menggunakan istilah-istilah yang susah dimengerti pendengar.

Organisasi diciptakan melalui komunikasi sebagiamana manusia berinteraksi dengan lawan bicaranya untuk mencapai tujuan pribadi dan golongan. Proses komunikasi ini juga dapat menghasilkan hasil yang beragram, seperti hubungan otoritas, peranan, jaringan komunikasi, dan iklim organisasi. Berorganisasi merupakan hasil dari berinteraksi antar individu dan kelompok dalam suatu organisasi.

Kesimpulan, komunikasi organisasi merupakan sebuah proses perpindahan atau pengiriman sebuah informasi yang melibatkan beberapa pihak, dapat terdiri dari antar individu, individu organisasi, maupun antar organisasi, serta proses tersebut dapat dibagi menjadi menjadi 2 sifat proses yaitu secara formal dan informal dimana proses tersebut akan berdampak dan mendukung anggota organisasi agar dalam meningkatkan hasil kerja yang lebih baik dan mengatasi masalah di dalam organisasi tersebut.

Ada beberapa persepsi tentang komunikasi organisasi yang dikemukakan tokoh-tokoh ternama dunia, antara lain Redding dan Sanborn, Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss, R. Wayne Pace dan Don F. Faules, joseph A Devito, Dedy Mulyana. Dan dari pendapatpendapat yang dikemukakan oleh tokoh-tokoh diatas dapat di tarik kesimpulan bahwa komunikasi organisasi adalah komunikasi yang dilakukan dalam sebuah organisasi atau perusahaan, baik yang dilakukan oleh bahawan kepada bawahan, atau atasan dengan atasan, atau bahkan bawahan kepada atasan. Dan ciri-ciri komunikasi organisasi antara lain adanya struktur yang jelas serta adanya batasan-batasan yang dipahami masing-masing anggota perusahaan. (Abdullah, 2010).

Daftar Pustaka Komunikasi Organisasi

• Effendy, O.U., 2000. Komunikasi.
• Goldhaber, G.M., Ashaari, O.H. and Din, A.R.D.W., 1990. Komunikasi dalam organisasi. Dewan Bahasa dan Pustaka.
• Kartono, K. and Ningsih, S., 2019. Pengembangan Karier dan Iklim Organisasi terhadap Kepuasan Kerja Pegawai. Jurnal Manajemen dan Bisnis (Performa), 16(1), pp.50-63.
• Liliweri, A., 2014. Sosiologi dan komunikasi organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.
• Luthfie, M., 2018. JARINGAN KOMUNIKASI ORGANISASI MASYARAKAT DALAM PEMBANGUNAN. JURNAL SOSIAL HUMANIORA, 9(1), pp.17-33.
• Masmuh, A., 2010. Komunikasi organisasi dalam perspektif teori dan praktek. Malang: UPT Penerbitan Universitas Muhammadiyah Malang.
• Muhammad, A., 2000. Komunikasi organisasi. Penerbit Bumi Aksara.
• Mulyana, D., 2001. Komunikasi organisasi strategi meningkatkan kinerja perusahaan. Bandung: Remaja Rosdakarya.
• Pace, R.W., Faules, D.F. and Mulyana, D., 2000. Komunikasi organisasi: strategi meningkatkan kinerja perusahaan. PT Remaja Rosdakarya.
• Siagian, H.F., 2015. Pengaruh Dan Efektivitas Penggunaan Media Sosial Sebagai Saluran Komunikasi Politik Dalam Membentuk Opini Publik. Jurnal Al-Khitabah, 2(1).
• Wibowo, P.A. and Suprihanto, J., Pengaruh Person-Organizational Fit, Komunikasi, Keampuhan Organisasi, dan Locus of Controlterhadap Komitmen Organisasi.
• ZIN, M.S.B.M. and AYOB, N.S.B., 2017. THE RELATIONSHIP BETWEEN COMMUNICATION SKILLS AND ORGANIZATIONAL PERFORMANCE IN MAJLIS PERBANDARAN KULIM KEDAH.